Der Preis für einen Pflegeheimplatz (Heimentgelt) wird zwischen neben dem Heimbetreiber, den Pflegekassen und dem Kommunalverband für Jugend und Soziales (KVJS), der die Stadt- und Landkreise vertritt, vereinbart.

Das Gesetz lässt den Verhandlungspartnern gewisse Spielräume. So kann beispielsweise eine höhere oder niedere Personalausstattung (Personalschlüssel) vereinbart werden. Wird eine höhere Personalausstattung vereinbart, so sind auch die Heimentgelte in der Regel etwas höher. 

Der Personalschlüssel gibt an, für wieviele Bewohner ein/e Mitarbeiter/in(Vollzeitstelle) anzustellen ist. Der Personalschlüssel im Pflegebereich richtet sich nach der Pflegestufe.

Um einerseits die Pflege und Betreuung sicherzustellen und andererseits die Kosten zu begrenzen hat der Gesetzgeber eine Ober- und Untergrenze festgelegt. Innerhalb dieser Spanne können die Personalschlüssel vereinbart werden.

Je höher der Personalschlüssel, desto mehr Pflegekräfte stehen für die Bewohner zur Verfügung.

Dabei ist folgendes zu berücksichtigen:
Der Personalschlüssel wird über 24 Stunden an 365 Tagen gerechnet. Krankheits- und Urlaubstage des Personales sind zu berücksichtigen. Daher kann immer nur ein Teil der Pflegemitarbeiter anwesend sein. Zu manchen Zeiten sind mehr, zu manchen Zeiten weniger Mitarbeiter im Einsatz. Wieviele Mitarbeiter anwesend sind, richtet sich nach der Besetzung der Schichten, die nach dem  Arbeitsanfall im Tagesablauf geplant werden.